Разъясните, пожалуйста, можно ли хранить документы в личном деле работника?
«Разъясните, пожалуйста, можно ли хранить документы в личном деле работника?» Елена О., Саратов (звонок в редакцию) На вопрос читательницы отвечает прокурор Фрунзенского района Саратова Евгения Челнокова-Айдашкина: - При хранении личных документов работодатель должен руководствоваться нормами закона о
персональных данных.
Копии личных документов работника, которые нужны для оформления трудовых отношений, в личном деле хранить нельзя. Эти данные собираются и обрабатываются только при приеме на работу.
Например, при заключении трудового договора работник обязан предъявить документы, указанные в ст. 65 ТК РФ, а работник кадровой службы – проверить их, записать данные в личную карточку и возвратить обратно.
Исключение закон сделал для государственных и муниципальных служащих. В их личные дела работодатели обязаны включать ряд персональных документов, например копию паспорта.
Одним из принципов обработки персональных данных является то, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки.